Manuel d’utilisation
du guichet électronique production
Une messagerie qui est aussi l'outil du producteur
Le guichet électronique fonctionne comme une messagerie entre le producteur et Cinéforom. Le producteur envoie ses demandes de soutien par messages et Cinéforom répond avec des lettres d'intention et des lettres de paiement par messages.
La messagerie dispose des boîtes aux lettres usuelles comme la Boîte de réception, Messages lus, Brouillons et Messages envoyés. Elle est aussi organisée par film : pour chaque projet, elle établit une timeline qui suit le film dans ses étapes de production : écriture (jaune), réalisation (rouge), tournage (vert), décompte (bleu), comptes de soutien (violet). Le soutien aux expériences numériques (XN) est identifié par la couleur orange.
Le guichet est aussi votre espace de travail. Il vous permet de retrouver les dossiers que vous avez envoyés et vous permet de préparer les dossiers en toute sérénité: tant que vous n'avez pas tous les éléments, vous pouvez toujours enregistrer votre demande comme brouillon et y revenir plus tard. Les brouillons sont par ailleurs privés, le secrétariat de Cinéforom ne les voit pas tant qu’ils ne sont pas envoyés.
Par souci rédactionnel, le terme «film» est employé ci-dessous. Il s’applique également aux œuvres soumises dans le cadre du soutien aux expériences numériques.
Démarrage rapide
Suite à votre inscription au Registre des entreprises de production ou pour le soutien aux expériences numériques, vous devriez avoir reçu par mail un accès avec identifiant (votre email) et mot de passe.
Allez sur la page https://www.cineforom.ch/guichet , et connectez-vous grâce à ces données d’accès.
La messagerie contient une barre d'outils en haut (+ Nouveau projet, + Nouveau message, + Nouvelle demande) et à gauche la liste des boîtes de messages : Boîte de réception, Messages lus, Brouillons et Messages envoyés ainsi qu’un lien vers la fiche de votre entreprise de production (sur laquelle vous pouvez consulter l’état de votre compte de soutien, s’il a été crédité) et la liste de vos films inscrits sur le guichet.
Avant de pouvoir faire des demandes, vous devez créer la fiche du film. Cliquez sur + Nouveau projet. Remplissez le formulaire qui suit. Si vous ne savez pas encore tout, laissez le champ en question vide, vous pouvez y revenir plus tard. Enregistrez le film.
Quand vous avez créé un film ou sélectionné un film à gauche, vous pouvez faire une demande. Cliquez alors sur + Nouvelle demande et choisissez le type de demande que vous désirez émettre.
Pour tout autre message (questions, informations, etc...), vous pouvez utiliser le bouton + Nouveau message.
Remplissez le formulaire. Ajoutez les fichiers PDF pour les éléments du dossier. Toutes les annexes doivent être au format PDF, même le devis et le plan de financement. Faites attention à ce que les dossiers ne soient pas trop lourds.
A la fin, vous pouvez enregistrer la demande comme brouillon et y revenir plus tard. Vous retrouverez le message dans la boîte Brouillon ou dans la boîte du film avec l'état Brouillon.
Quand la demande est prête, cliquez sur Suivant | Contrôler. Le guichet vous demande de vérifier le formulaire. La première page du PDF doit être signée et envoyée sur le guichet ou par mail au Secrétariat.
Après avoir contrôlé le PDF, cliquez sur Suivant | Envoyer. Le message est maintenant dans la boîte Messages envoyés et dans la boîte du film avec l'état Envoyé. Vous recevrez également un email pour vous confirmer que le message a bien été envoyé.
Le secrétariat de Cinéforom vous répondra par un message directement sur le guichet. Un email vous avertira de notre réponse. Vous trouverez la réponse dans la Boîte de réception ou dans la boîte du film.
Problèmes PDF
Il peut arriver que le guichet n'accepte pas un PDF. Dans la plupart des cas le fichier est simplement trop grand. Pour en réduire la taille, vous pouvez consulter nos Astuces fichiers PDF .
Si vous rencontrez d’autres problèmes sur le guichet, vous pouvez les signaler à info@cineforom.ch .
Changement de producteur
Dans la vie d’un film, il se peut que le projet change de producteur en cours de route. Dans ce cas, il appartient au producteur précédent de décider s'il veut transmettre la timeline des messages au nouveau producteur. Le cas échéant, il contacte le secrétariat pour effectuer le transfert.